Protokoll från styrelsemöte tisdagen den 16 mars 17.30- 19.30 på ZOOM.
Protokoll nr 12

Närvarande: Britt Johansson, Agnes Rajnak, Kerstin Bucher, Barbro Bliss, Lena Falkheden Robert Kalmar och Eli Tistelö.
Adjungerade: Marcus Nordgren och Marie-Louise Ceder

1. Mötets öppnande
   Britt öppnade mötet.
2. Val av ordförande för mötet
   Britt valdes som ordförande.
3. Val av mötessekreterare och justerare
   Eli valdes som mötessekreterare och till justerare valdes Lena.
4. Godkännande av dagordning
   Dagordningen godkändes.
5. Föregående mötes protokoll
   Mötet godkände föregående mötes protokoll ( Nr 11 från 1 mars)
   och tog även upp två tidigare protokoll.
   Protokoll nr 9 (från 12 januari)
   Där ändrade vi några saker under punk 6b:
   En mening stryks och några siffror under årets större utgifter lades till.
   För att undvika missförstånd skrivs protokoll nr 9 om, och vi justerar det på nytt
   så att det som står där stämmer.
   Protokoll nr 10 (från 21 februari)
   Under punkt 10, sista stycket står det:
   ” Agnes tänker att vi ska ta frågan till årsmötet. Hon är beredd på att förbereda. Britt tycker att vi ska fundera ett varv till och ta upp saken i styrelsen igen.”
   Detta ändrades inte, men Britt, som hade funderat ett varv till, föreslog att vi inte tar upp frågan på årsmötet (som blir ett corona-anpassat distansmöte) utan istället tar den på en extra medlemsstämma. Styrelsen sa ja till detta förslag.
6. Rapporter
   Arbetsorganisation
   Nu finns en uppdaterad lista över alla medlemmars uppgifter i butiken.
   Det har hänt mycket positivt och snart kommer gruppen att ha möte igen.b. Ekonomi
   Agnes berättade att bokslutet fortfarande är ytterst preliminärt. Detta på grund av att det fortfarande inte är klart hur det blir med momsredovisningen för kultursystemprojektet.

Britt och Agnes har haft möte med Ann Uggla på Coompanion. De diskuterade framför allt momsen för kultursystemprojektet. Ann ifrågasatte åsikten att vi inte kunde dra av momsen. Detta verkar vara en gråzon. Skattemyndigheten har tillfrågats och Agnes har haft kontakt med Västra Götalands-regionen men ingen vet vad som egentligen gäller och ingen vågar gissa. Samtalet landade i ett förslag, se punkt 8.

Ann på Coompanion tyckte att vi skulle byta till kvartalsredovisning av momsen istället för årsredovisning. Detta är en komplex fråga. Under året har vi ungefär lika mycket in-moms som ut-moms och enligt Agnes betyder denna jämvikt att kvartalsredovisning inte skulle innebära någon stor skillnad.

I frågan om hur stor en ekonomisk förening kan bli sa Ann att det inte finns någon formell gräns för hur stor föreningen kan bli. Det är upp till medlemmarna att besluta om detta. Storleken på vår förening behöver vi lyfta och prata om igen. Arbetsbelastningen för de ekonomiansvariga får inte bli för stor.

1. Kommunikationsgruppen
   Gruppen har haft möte med sammankallande i våra arbetsgrupper.
   Rapport kring detta bordlades.
2. Sortimentsgruppen
   Marcus rapporterade kort att nya svenska varor kommer in!
3. Café/ samarbetsgruppen
   Vi behöver hitta tydligare rutiner för redovisning av intäkter.
   Priser kring kaféverksamheten behöver också beslutas, men eftersom vi ännu inte fått besked om driftskostnaderna avvaktar vi och båda frågorna bordlades.
4. Butiken
   Barbro har utrett frågan kring kassaregister och kontanthantering. Hon har läst Skattemyndighetens regler som säger att om vi har försäljning för under
   190 000 kr per år så är det ok att inte ha kassaregister. Vi håller oss under gränsen. Om vi blir dubbelt så stora blir det problem, men just nu kan vi fortsätta som förut dvs: Studenterna får fortsätta att swisha och vi kan behålla vår kontanta växelkassa.
5. Kultursystemprojektet
   Sotenäs kommun kommer att vara huvudman för ett nytt projekt som är en fortsättning på nuvarande projekt. Ansökan är inlämnad till VGR. Inget att rapportera från nuvarande projekt.
6. Avstämning inför Årsmöte/stämma 25/4 2021Årsberättelse: verksamhet, ekonomi, revision
   Britt kommer att skicka ett utkast på årsberättelse i morgon och vi andra får gärna ge feedback.b.

   Budget
   Agnes gör ett budgetförslag för butiken. Vi vill gärna lägga budget även för cafét och för våra marknader, men för cafét är det svårt att göra en budget eftersom vi ännu inte vet driftskostnaderna. Det får vänta. Agnes förslag är ändå en nollbudget för café och marknader, dvs att inkomsterna täcker kostnaderna för att driva cafét och ordna marknader. Önskas: ekonomiansvarig för café och marknader. Agnes önskar också få en samlad redovisning från cafét en gång i månaden.
   Britt kollar med KKV om kostnader för värme el och vatten.c.

   Verksamhetsplan
   Britt har gjort ett förslag till verksamhetsplan. (Det är en plan för hela föreningen alltså inte bara för styrelsen.) Styrelsen tittade på förslaget och ändrade några formuleringar. Det är första gången vi har en verksamhetsplan! Agnes framförde en tanke om att att caféverksamhet och annat som inte är butiken inte ska ta så mycket plats. När pandemin är över kommer föreläsningar och program igång igen på torsdagarna. (Och ibland på andra dagar också!)
   Styrelsen godkände förslaget till verksamhetsplan. (Bilaga 1)d.

   Valberedning
   Boban rapporterade att det finns tre möjliga kandidater till valberedningen och att han är förhoppningsfull.e.

   Kallelse
   Kallelsen kan, enligt uppgifter som Agnes fått från Britt Signebön, inte skickas ut förrän bokslutet är klart. Det stämmer med vad som står i stadgarna. 26 mars måste vi senast göra kallelsen.f.

   Utse personer som skall finnas fysiskt tillsammans på mötet
   Mötet måste ske på zoom. Vi bestämde att några av oss ska sitta tillsammans under mötet. Dessa ska sitta i lilla galleriet. Britt bokar lokalen.
   Alla övriga är med på zoom och alla som tänker delta behöver anmäla sig.

7. Beslut angående momsredovisning för kommande projekt
   Under samtalet som Britt och Agnes hade med Ann på Coompanion kom de fram till ett förslag: Att särskilja de två delprojekten från varandra och göra olika i redovisningen.
   När Etapp ett av projektet inleddes hösten 2019 fanns en styrelse som i god tro lyfte momsen.
   Etapp två av projektet (som nuvarande styrelse är ansvarig för) lyfter däremot, enligt förslaget, inte momsen utan beslutar att projektmedlen ska täcka alla kostnader, även moms.
   Att vi gör annorlunda när det gäller etapp 2 beror på att frågan om det går att lyfta momsen har kommit upp.
   Styrelsen beslutade enligt förslaget och detta innebär alltså att vi lyfter momsen när det gäller etapp 1. (Vi har moms för ca 36 000 kr innestående.) Men i etapp 2 av kultursystemprojektet är allt inklusive Styrelsen beslutade också att i framtida projekt ska moms inkluderas i budgeten.
8. Ärendelistan
   Vi gick inte igenom listan.
9. Nyhetsbrev
   Britt och Lena pratar om det och ser till att ett nyhetsbrev kommer i början av april.
10. Övriga frågor
    Inga övriga frågor.
11. Mötet avslutas

 

 

 

——————————————                       ——————————————–

Britt Johansson, ordförande                             Eli Tistelö, sekreterare

 

 

——————————————-

Lena Falkheden, justerare