Protokoll från styrelsemöte söndagen den 16 maj 2021 klockan 18.00 på Café Olivia
Närvarande: Marie Louise Ceder, Britt Johansson, Catharina Göransson, Eli Tistelö, Lena Falkheden, Ylva Li Göransson, Anders Engelbrekt, Robert, Boban Kalmar,
Marcus Nordgren adjungerades till punkt 6, a och b
- Mötet öppnas
- Val av ordförande för mötet
Eli väljs till ordförande
- Val av mötessekreterare och justerare
Boban väljs till mötessekreterare
Marie Louise väljs till justerare
Vi går en incheckningsrunda och gör en presentationsrunda.
- Godkännande av dagordning
Dagordningen godkändes med en ny fråga under punkt 11 Övriga frågor
- Föregående mötesprotokoll
Föregående mötesprotokoll godkännes och läggs till handlingarna
- Stående punkter
- Kommunikationsgrupp: Marcus föredrar förslag
Marcus berättar omkring arbetet med hur kan vi förbättra den interna kommunikationen inom föreningen. De sammankallande för arbetsgrupperna träffades i februari och det har landat i ett förslag, som Marcus och Britt förberett, se bilaga 1 ”Förslag på arbetsgruppsindelning”. Vi går en runda omkring vilka som skall bjudas in och innehåll för dessa möten.
Vi beslutar att vi vill genomföra förslaget och vi börjar med att bjuda in sammankallande för de olika arbetsgrupperna till dessa möten, då vi även tar upp frågan om att ordna en festlig tillställning. Samt att grupperna ses innan 15 september.
Vi i styrelsen ingår i: Eli (och Marcus) i grupp 1. Ylva Li och Catharina i grupp 2. Lena, Marie Louise och Boban i grupp 3, där även representant för samverkansgruppen med KKV skall ingå. Britt, Anders och Claudia i grupp 4
- Sortimentsgrupp
Marcus berättar att arbetet går trögt i gruppen. Vi samtalar om hur en sammankallande kan göra när deltagare i arbetsgrupper inte är aktiva, tex svarar på mejl eller kommer på arbetsmoment. Om en sammankallande i en grupp märker att arbetet inte fungerar i en grupp så är det bra om hen kontaktar arbetsorganisationsgruppen.
- Arbetsorganisation
Nya medlemmar. Lena berättar att 13 nya medlemmar väntar på att gå på introduktionsmöte, vilket har fördröjts pga pandemin.
En ny grupp en sk ”avkrånglifieringsgrupp”, är föreslagen av Siv H, med avsikt att ta hand om och reda ut ekonomiska frågor, tänkt som avlastning till kassörer mfl. Föreslagna medlemmar i gruppen är förutom Siv, Barbro B och Jesper G. Lena kontaktar Siv för att samordna start av gruppen
Lena berättar att arbetsorganisationen är uppdaterad och att ”gruppen” med listan på dem som var uppskrivna för punktinsatser skall avskaffas.
- Ekonomi: Ang att Johanna Nylén som lokal nyföretagare fått slippa det 8 %-iga påslaget på inköpspriset så beslutar mötet att vi vill stödja henne och andra lokala matföretagare med ett bidrag som motsvarar det 8 %-iga påslaget. För Johanna handlar det om ett bidrag på 600 kr kommande år. Styrelsen beslutade även att utarbeta en ansökningsblankett för att lokala företag skall kunna få ekonomiskt stöd från föreningen när de startar upp sitt företag. Anders och Catharina kommer fila på ett förslag som kan tas upp på ett föreningsmöte. Britt undersöker om årsavgiften kan användas till nystartsstödet.
e . Driftskostnader av cafèet för 2020. Lena visar och berättar om förslag till budget för cafe Olivia 2022, se bilaga 2. Styrelsen beslutar att anta och jobba efter förslaget. Lena har ett förslag till kontrakt som vi ska använda när vi hyr ut Café Olivia. Britt, Anders och Lena jobbar vidare med att färdigställa kontraktet.
Britt tar upp vikten av att vi bygger upp ett system för hur vi bokför och särredovisar intäkter och utgifter för Café Olivia. Hon kontaktar Karl Forsell som sköter den löpande bokföringen
Britt tar reda på om vi kan använda årsavgiften för aktiviteter vi har på Café Olivia.
- Butik, bordlades
- Kulturprojekt Samverkan Bottnafjorden, bordlades
7 Extern revisor och redovisningskonsult, bordlades
- Förslag till mötesplan för verksamhetsåret fram till december 2021
Styrelsen antar förslaget, se bilaga 3
- Utse arbetsgrupp för planering av medlemsmöte, bordlades
- Ärendelista, bordlades
- Övriga frågor, bordlades
Eli Tistelö Robert Kalmar
Ordförande Sekreterare
Marie-Louise Ceder
Justerare