Prokollet som PDF: Medlemsmöte-21nov2019.pdf

Bottnafjordens inköpsförening-mat, möten, möjligheter m.m.

Extra föreningsstämma
MEDLEMSMÖTE 2019-11-24

Protokoll

Närvarande:
Siv Hermansson, Bengt Gustafsson, Kerstin Bucher. Marcus Nordgren, Lena Falkheden, Ann-Sofi Söderling, Marie-Louise Ceder, Agneta Ekman Wingate, Gunnar Bäck, Lars Glimmerfors, Birgitta Bengtson, Elsa Agélii, Kerstin Hermansson, Lena Jarlöv, Anette Florén, Ann Laurentz, Per-Arne
Ytterman, Lena Sörensson, Anders Söderling, Maria Cederquist, Gustaf Carlsson, Johanna Nylén, Marianne Haglund, Helena Kretz, Paula Oksmen, Åsa Cuniff, Mia Khyana Näslund, Elisabeth Berggren, Karl Fossell.

Dagordning.

1. Mötet öppnas
2. Bengt Gustafsson väljs till ordförande
3. Marie-Louise Ceder väljs till mötessekreterare och Maria Cederqvist och Gunnar Bäck till justerare.
4. Svaret på om mötet utlysts på behörigt sätt är, ja.
5. Upprättande och fastställande av närvarolista tillika röstlängd.
6. Dagordningen godkänns.

7. Siv Hermansson Informerar om föreningen-bakgrund, organisation och ekonomi.

Föreningen bildades med ett 15 tal medlemmar för 20 år sen. Den registrerades den 29 februari år 2000, vilket innebär att det är 20-års jubileum den 29/2 2020. Det är en lördag. Idag är det 250 medlemmar, varav 150 aktiva. Alla äger lika mycket och delar på alla arbetsuppgifter. Idag består styrelsen av 11 personer – Två ordföranden, två kassörer och ytterligare en ledamot. Tre suppleanter och tre adjungerade. Styrelsen träffas en gång i
månaden, går igenom föregående protokoll, ärendelistan och nya punkter. Protokoll skrivs vid varje tillfälle som sätts in i en pärm, som står i inköpsföreningen. Ekonomin är god. Årsavgiften är på 200 kronor. 8% påslag på varor, 0 % på det som är lokalt producerat. Lågt svinn, under 2%.

8. Lena Falkheden och Marcus Nordgren om kommande aktiviteter och praktiska arrangemang i butik och Café.

Vi har återupptagit nyhetsbrevet om vad som händer i föreningen. Det går ut till alla medlemmar. Cirkulära Bottna har kommit igång med böcker, klädrecyclingsskåp och en gåvohylla. Vi har börjat med torsdagssoppa på Café Olivia varje vecka klockan 1715 -1915.
Syftet är att det ska vara en mötesplats för medlemmar med gäster, därav det humana priset. Efter torsdagssoppan förekommer olika kvällsarrangemang såsom Bottna filosoficirkel och om fröodling, fermentering, örter och filmvisning. Det pågår ett arbete angående vårt sortiment i butiken och samordning av lokala producenter och produkter.
Sortimentsgruppen kollar hur långväga varorna kommer. Prispåslag på varor som kommer långtifrån diskuteras. Ett sätt att handla närproducerad mat är att mötas i så kallade Reko-ringar. En Reko-ring börjar med en grupp på sociala medier, där både matproducenter och konsumenter är medlemmar. Konsumenterna meddelar i inlägg vad de vill beställa. Tid och plats bestäms för alla att mötas upp så att köparna kan hämta sina varor.

9. Laget runt – Synpunkter och kommenterare. Vad kan bli bättre

Alla presenterar sig. Hur länge de varit med i inköpsföreningen och vilka arbetsuppgifter de har. De flesta är nöjda och tycker att det är en fantastisk förening att vara medlem i. Några förslag och tankar kom fram.

• Mer ägg, grönsaker och bröd i butiken. Det bör alltid finnas lök och potatis, då klarar man sig
• Alla säckarna bör läggas i kärl med lock. Förslag på var vi kan köpa kärlen. Förslaget tas med till styrelsen.
• Viktigt att förbättra systemet när vi säljer på marknader, svårt att bokföra.
• Vi ska kontakta Marianne Haglund/KKV när vi bokar lokal. Hon vill ha rätt information och veta när vi byter nycklar. Vi kan mejla henne om vi behöver städutrustning för KKV´s lokaler.
• Kul med café utbyggnaden. Önskar att styrelsen kommer med ett förslag på alternativ finansiering.
• Ser föreningen som en motor att stödja det lokala jordbruket.

10. Förslag till tillbyggnad av Café Olivia som ett kulturrum- Lena Falkheden.

Lena visar ritningar och berättar om caféutbyggnaden. En grupp bestående av Elisabeth Åström, Jan-Olof Bengtsson, Stefan Ceder, Malin Sellman, Marcus Nordgren, Lena Falkheden och Bengt Gustafsson har jobbat med förslaget. Utbyggnaden blir något mindre än vad som var planerat från början. Det blir sadeltak och öppet upp till nock. Det blir en karaktär av glasveranda med vedkamin. Tanken är att det ska vara en mötesplats för mat, fika, föreläsningar, filmvisning, bibliotek m.m. Ulf Pagander har gett ett kostnadsförslag på 465 000 – 500 000. Vi försöker hålla ner kostnaderna genom att göra det vi kan själva.

Alternativ finansiering diskuteras i form av -bidrag/andelar, caféer som inköpsföreningen medlemmar håller i och fester med inträde. Jesper/kassör har undersökt kring lån. Vi har fått JAK poäng av en medlem, vänboendet har JAK poäng som vi kan ta över. Vi ska kolla vidare med sparbanken Tanum, Sparbanksstiftelsen och Länsförsäkringar. Vi ska få hjälp av en person att skriva ett avtal om nyttjande av marken som ägs a G2:1. Köksdelen är steg två i planen, efter utbyggnaden. Det behövs ett bättre, mer funktionellt kök. Frågan är om man ska räkna på det också i samband med utbyggnaden? Café Olivia är numera registrerad som café. Cafégruppen har gjort en plan på livsmedelshanteringen. KKV och Inköpsföreningen för en dialog om att inköpsföreningen kan komma att ta hand om Caféet hela året, även sommaren. Kanske kan inköpsföreningen driva cafét vissa veckor och låta pengarna gå till utbyggnaden, istället för att hyra ut det till externa personer. Vattnet ska vara klart i april-maj. Planerad uppvärmning är att bygga vidare på det vattenburna systemet. Om man vill söka pengar finns det Mål och Syfte formuleringar som vi använt och kan använda igen. Naturskyddsföreningen kanske kan bidra? Stämman uttalar sig positiv till att vi arbetar vidare med utbyggnaden av kulturrum

11. Kultursystemprojekt. Bottna Gerlesborg med omnejd.

Carl Forsberg – kultursekreterare i Sotenäs har varit behjälplig med att söka bidrag för ett kultursystem. Inköpsföreningen är huvudman (ej arbetsgivare). Vi har fått bidraget som möjliggör att anställa en projektledare på halvtid under 5 månader. Tanken är att det ska göras en lokalekonomisk analys. Projektbeskrivningen och projektledarens arbetsuppgifter ligger på hemsidan. Tjänsten är tillsatt av Julia Chronholm som också jobbar med projektet -​Granitkusten.

12. Översyn av föreningens stadgar-Siv Hermansson

Årsmötet gav styrelsen i uppgift att göra en översyn av stadgarna då valberedningen lade ett förslag att utöka styrelsen med två personer då de menade att föreningen växer. Det har också kommit en ny lag som kräver att föreningen gör en översyn innan 20 juni 2020. Styrelsen har utarbetat ett förslag. Siv Hermansson redogör i korta drag för förslaget. Det läggs som en kopia till protokollet. Gunnar Bäck önskar att det ska finnas ett underlag för den som vill gå ur föreningen. Styrelsen tittar på det. Stämman ställer sig bakom att arbetet med stadgeöversynen går vidare enligt förslaget.

13. Julmarknaden 14 december

Anmälningar har kommit in. Mejla till Marcus om du/ni vill hyra ett bord. Cafégruppen ska ha caféet, intäkterna går till utbyggnaden. Bidra gärna med att baka. Inköpsföreningen ska ha ett bord. Kerstin Bucher och Marie-Louise Ceder ska ansvara för det. Anmäl till dem om du vill stå där någon gång mellan 11-16. Viktigt att sätta ut skylten om julmarknaden vid vägen i tid, gärna två veckor innan. Om ni har loppis grejer kan ni lämna dem till inköpsföreningen. Agneta Wingate har kommit i kontakt med en journalist på Strömstads tidning. Bra om det skrivs om våra marknader i så många tidningar som möjligt

14. Övrig fråga

Gunnar Bäck berättar att Föreningen Bottna Filosofi knoppar av från inköpsföreningen vid årsskiftet och blir en ideell förening. Alla är välkomna att gå med, 100 kronor i medlemsavgift. För dem som inte blir medlemmar kommer det att kosta inträde på Café existens. Gunnar Bäck anser att det bör finnas en dokumenterad begäran om utträde ur föreningen innan personen stryks ur medlemslistan (mail eller brev.)

15. Mötet avslutas

 

Marie-Louise Ceder
sekreterare

Maria Cederqvist
justerare

Gunnar Bäck
justerare

Bent Gustafsson
ordförande