Protokoll från styrelsemöte 7 december 2020
klockan 17-19.00 via ZOOM
Protokoll nr 8

Närvarande: Britt Johansson, Agnes Rajnak, Barbro Bliss, Lena Falkheden, Kerstin Bucher, Carl-David Granbäck och Eli Tistelö.
Adjungerad: Marcus Nordgren

 

1. Mötet öppnades
   Britt öppnade mötet.
2. Val av ordförande för mötet
   Britt valdes som ordförande.
3. Val av mötessekreterare och justerare
   Eli valdes som mötessekreterare och till justerare valdes Barbro.
4. Godkännande av dagordning
   Dagordningen godkändes.
5. Föregående mötesprotokoll
   Föregående mötes protokoll godkändes och lades till handlingarna.
   • Hyresavtalet
     Britt och Agnes har deltagit vid ett nytt möte med hyresförhandlingar.
     Under mötet enades de med Malin Sellman och Annett Florén om ett avtalsförslag som gäller butikslokalen. Där ingår även förrådet i foajén som både butiken och cafét använder, samt förrådsbåset utanför serveringen, där vi nu förvarar bord och bockar.De diskuterade även ett avtal gällande cafélokalen, men här återstår fortfarande några punkter att komma överens kring. Agnes och Britt har sagt att de inte skriver under något kontrakt innan alla kontrakten är klara, så ännu är inget underskrivet. Tanken är att de nya avtalen ska gälla från första januari. Nu gäller det att G2:1 hinner ta fram siffror på driftskostnader i tid så att avtalen hinner undertecknas innan december är slut.

     I förhandlingarna gällande avtal kring butik och café enades de om hyresavtal på ett år, istället för tre år som det tidigare varit. I gengäld kom de överens de om en hyra på 250 kr kvm för cafélokalen. Cafélokalen är 31 kvm och alltså blir kallhyran 7750 kr.
     Hyran för butiken blir 300 kr kvm.

     När det gäller cafét kommer vi förutom kvadratmeterhyran också att betala för el och vatten.
     Tidigare har vi också betalat en årlig avgift för utrustningen i cafét. Det vore bra att veta vem som har betalat vad under renovering och upprustning av cafét. Inköpsföreningens medlemmar har lagt många arbetstimmar och kanske även stått för en del inköp? Eventuellt har Marcus viss dokumentation och har skickat en del till Agnes. Vi bör upprätta ett protokoll där det förs in när nya saker görs i cafét. Kanske kunde vi ha en loggbok på hemsidan?

     Gällande driften av cafét är tanken att det ska bildas en samarbetsgrupp där två personer från var förening (KKV, G2:1 och Inköpsföreningen) ingår. Cafét ska enligt tanken fortsätta att drivas i cafélokalen och Lilla galleriet. Vi skulle kunna använda detta corona-år till att få igång ett välfungerande samarbete kring café Olivia. KKV har intresse av att cafét hålls öppet i samband med utställningar.

     Vilka ska ingå i gruppen från oss? Så fort som möjligt bör personer från café-gruppen tillfrågas. Det är jättebra om Jocke, som har gått utbildning i livsmedelshantering, vill vara med. Om café-gruppen inte alls vill jobba vid utställningar så måste det framföras.
     Förslaget är att vi ska skriva kontrakt för hela året, men de som jobbar på sommaren kan lika gärna vara medlemmar från KKV.

     Vi gick en runda kring cafét och följande frågor och synpunkter kom upp:
     à Vad händer om ingen av föreningarna kan hålla öppet?
     à Kan vi hyra in utomstående som inte är medlemmar?
     àDet är viktigt att de aktiva i café-gruppen tillfrågas och involveras i beslut kring cafét.
     à Om ”utomstående” ska jobba i cafét är det viktigt att de får ordentliga instruktioner,
     kan Jocke ansvara för det?
     à Kanske riskerar det att bli odemokratiskt om KKV och G2:1 har två representanter var, dvs    …..tillsammans fyra och Inköpsföreningen bara har två? (Kanske kan Inköpsföreningen ha …..tre?)
     à Om det skulle vara så att KKV inte kan bidra med personal är det då ett alternativ att de     …..får betala för att Inköpsföreningen eller någon annan gör deras del av arbetet?.
     à Vem står för sånt som går sönder, inventarier?
     à Hur är det när Inköpsföreningen hyr ut cafét, räknas det som inkomst?

     Britt förtydligade att det är det enda vi förhandlar om just nu är kallhyra för 250 kr kvm och andra lokal-kostnader, inte detaljer kring skötsel eller drift.
     Vad vi väntar på  är uppgifter kring kostnader. Hur mycket kostar värme (pellets) och vatten?

     En sak som har förbättrats är att det har satts upp ett element med vattenburen värme i cafét. Förut fanns det bara el-element och det var därför som en elräkning landade på 20 000 kr! Hela A-huset gick på samma mätare så det är svårt att veta hur stor del av det beloppet som cafét ligger bakom. Elkostnaden kommer hur som helst att bli mycket lägre nu tack vare det nya elementet.

     ”Skötsel och drift utvändigt” i kontraktsförslaget avser serveringen inte fasaden.
     Det behöver förtydligas.
     Beslut: Styrelsen gav Britt och Agnes fortsatt förtroende att gå vidare med förhandlingarna.

     Kerstin tog upp att det bildas en stor sjö utanför butik och café när det regnar. Om det fryser kan det bli väldigt halt. Vem ska åtgärda detta? KKV ansvarar för skötsel av utemiljön. Britt antecknar frågan och tar med till nästa möte med KKV.

     Cirkulära Bottna måste flyttas bort och vi behöver komma på något nytt ställe att ha returhyllorna på. Att flytta väggen, som vi pratade om på förra styrelsemötet, fick vi tyvärr inte göra. Det ska byggas städförråd och trappa där. Vi sätter upp Cirkulära Bottnas nya plats på ärendelistan.
     Innan december är slut ska det nuvarande Cirkulära Bottna vara tömt.
     Några av böckerna kommer att bli ett litet fackbibliotek i cafét, med böcker om till exempel konst, mat, odling och miljöfrågor. Alla medlemmar kan komma och hämta saker.
     Skärkäll har en gratisloppis som kan ta emot sånt som blir över.

6. Ekonomi
   a) inköp av plastskiva till butiken
   Britt har köpt in en plastskiva. Hon vill ha tillbaka den när pandemin är över, så den är alltså bara utlånad till Inköpsföreningen. Skivan bör rengöras regelbundet. Vissa plexiglas tål bara såpvatten, inte sprit som löser plasten. Den som ska rengöra bör prova i ett hörn först.
   Nu finns också handsprit och munskydd i butiken.b) Kostnader för frakter.
   Varje gång det har beställts kylvaror från Järna har det kostat 250 kr. Övriga varors frakt kostar inte och Ann-Sofi som beställer från Biodynamiska Produkter visste inte om att det var en extra avgift på kylvaror. Totalt har kylfrakt kostat 1000 kr i år.
   Vi diskuterade hur denna kostnad ska täckas. Bör varor med dyrare frakt ha högre påslag så att de själva finansierar frakten? Går det att förhandla bort kylfraktskostnaden vid större beställningar? Ibland har extra intäkter kommit genom att vi behållit samma utpris som vanligt även på varor som haft tillfälligt sänkt pris. Jesper vet säkert hur det har funkat de två år som han var kassör.
   Annars är det så att våra olika kostnader ska täckas av det allmänna påslaget som är 8 % (vi räknar påslaget på priset inklusive moms) och av medlemsavgiften. Efter att bokslutet är gjort kan vi se om marginalerna har förändrats under året. Och till årsmötet kan vi ta upp om vi behöver höja påslaget eller medlemsavgiften. Det är en bedömning av det ekonomiska läget som är grunden för det påslag vi har nu. När medlemsavgiften tidigare höjdes så sänktes påslaget.
   Agnes jobbar vidare med frågan och kollar med tidigare kassörer hur kylfrakt hanterats. Om vi ska höja vårt påslag eller inte ligger också på ärendelistan.
7. Arbetsorganisationen
   Det introduktionsmöte som skulle ha hållits igår ställdes in på grund av pandemin. Just nu försöker gruppen bara att lösa akuta frågor.
8. Kultursystem Samverkan Bottnafjorden
   En fråga från Julia
   Eva Pettersson, Julias mentor från Västra Götalandsregionen, har berättat att det finns ett annat projekt som vi skulle kunna vara med i och få 10 000 kr för. Projektet handlar om musik-noder och projektledaren föreslår att Bottnafjorden året skulle kunna samarbeta med projektet. Kanske kunde det innebära tre gemensamma möten/ workshops.
   Julia får bestämma. Vi kan inte lägga fler arbetsuppgifter på henne. Styrelsen är positiv till idén, men låter Julia avgöra och är beredda att tacka nej om det blir mer arbete för henne.
9. Medlemsansökningar: Uppdatera regelverket mm
   utifrån diskussionen på styrelsemötet den 9 november.
   Denna fråga läggs till ärendelistan. Vi behöver hantera frågan under våren och utarbeta en ny policy. Där finns även idén om att återuppta fadderskap med.
   På hemsidan finns ett formulär där det går att ansöka om medlemskap. Marcus lägger ut text där om att vi måste avvakta med att välkomna nya medlemmar tills vi kan ha introduktionsmöten igen. Just nu sätter pandemin stopp för det. En person, Linda Camilla Johnsson, har ansökt om medlemskap. Hon bör informeras om läget och om flera personer anmäler intresse samlar vi dem på en väntelista.
10. Mötesplanering för vårterminen fram till Årsstämman.
    Britt kommer att göra en mötesplan för nästa termin. Vi kollade vilka veckodagar som passar och kom fram till att det bästa är att mötas varannan gång på en söndag och varannan gång på en tisdag.
    Kerstin framhöll att vi har haft väldigt många möten denna termin och att hon inte har utrymme att mötas så ofta som vi gjort. Britt sa att alla inte måste vara med varje gång, att
    privatlivet går först och att ibland måste vi hoppa över vissa möten.
11. Fråga från Johanna Nylén
    Johanna har frågat om hon kan beställa spannmål tillsammans med Inköpsföreningen utan att behöva betala butikens påslag. Styrelsen svarar ja, hon slipper betala 8 % påslag fram till sista juni. Vi fakturerar henne utan påslaget.
12. Café och butik
    livsmedelstillsynstillstånd (bordlagd 25 nov)
    Joakim Arborén har varit på utbildning i livsmedelshygien. Utbildningen kostade 950 kr.
    Utbildningen är inte ett måste för att få licens för livsmedelshantering. För registreringen hos Tanums kommun, miljöavdelningen är Marcus är ansvarig. Kommunen genomför årliga kontroller och den enda kontroll som gjorts hittills gick bra. Marcus och Jocke fick besvara tre frågor Licens för livsmedelshantering behövs endast för cafét eftersom butiken endast är till för medlemmar.
13. Tillgång till zoom för möten (bordlagd 25 nov)
    Kultursystemet betalar för det abonnemang som vi använder och Julia har första tjing. (Efter sommaren, när Julia slutar, kommer Inköpsföreningen att ta vi över abonnemanget.) Marcus eller Britt som båda är admin kan lägga in möten på tider när Julia inte använder zoom.
    Vänboendet vill gärna dela ett nytt zoom-abonnemang med inköpsföreningen. (Det kostar 140 euro per år eller 14 euro i månaden.) Just nu finns det så många lediga tider, särskilt på kvällar, att vi kan erbjuda vänboendet att använda det abonnemang som finns. Om Lena också blir admin kan hon sköta mötesbokningar för vänboendet.
    Vi kan uppmuntra våra medlemmar att ha använda zoom för att ha möten i arbetsgrupperna.
14. Trycka upp fler exemplar ny handel och händelsen (bordlagt från 9 och 25 nov)
    Skriften som trycktes upp vid jubiléet delas ut till nya medlemmar och till andra som vi har kontakt med, tex människor från kommunen. 300 ex trycktes upp och av dem finns 40 kvar. Kanske kan vi trycka upp 200 ex till? Det är ingen brådska och vi bestämde att lägga detta till ärendelistan.
15. Ärendelistan
    Det som kommit till är:
    – Förlagsandelar-frågan,
    – Uppdatera regelverket för medlemsansökningar
    – Cirkulära Bottnas nya plats och
    – Frågan om att trycka upp fler ex av Handel & händelser.
    Alla andra ärenden ligger kvar.
16. Medlemsbrev
    Det är dags för information till alla medlemmar.
    Ambitionen är att skicka ut ett brev i månaden, men Lena som är ansvarig för att skriva medlemsbreven har inte hunnit med. Det vore bra om vi kunde skicka ut ett jul-brev.
    Punkter som bör vara med:
    Cirkulära Bottna
    Coronasituationen
    Hyresavtal
    Nya varor
    Olivia: att det är öppet varannan helg och att det går att köpa matlådor.
    God jul till alla!
    Britt och Lena skriver ihop brevet och skickar ut det innan julafton.
17. Övriga frågor
    Inga övriga frågor fanns.

Mötet avslutas
Nästa möte blir: i januari. Eventuellt behöver vi dessförinnan ha ett snabbt zoom-möte om hyran.

—————————————-                       —————————————-

Britt Johansson, ordförande                                  Eli Tistelö, sekreterare

 

 

 

——————————————-

Barbro Bliss, justerare