Protokoll från styrelsemöte 21 februari 2021, klockan 16.00-18.00 via ZOOM
Protokoll nr 10
Närvarande: Britt Johansson, Agnes Rajnak, Barbro Bliss, Lena Falkheden, Kerstin Bucher, Carl-David Granbäck, Robert Kalmar och Eli Tistelö.
Adjungerade: Marcus Nordgren, Marie-Louise Ceder, Gunnar Bäck och Pia Bergenholtz
- Mötet öppnades
Britt öppnade mötet. - Val av ordförande för mötet
Britt valdes som ordförande. - Val av mötessekreterare och justerare
Eli valdes som mötessekreterare och till justerare valdes Boban. - Godkännande av dagordning
Dagordningen godkändes med ett par tillägg. - Samtal med valberedningen om kommande val på Årsstämman 25 april 2021.
Skrivning i stadgarna kring tidsperioden som invalda ledamöter valts till har ändrats. Efter senaste stadgeändringen står det att alla ledamöter väljs på två år. - Vi pratade lite med Gunnar och Pia som jobbar med valberedningen. De hörde sig för om det var några ur nuvarande styrelse som inte vill sitta kvar nästa år.
Barbro och Kerstin sa att de gärna lämnar över till någon annan.
Enligt stadgarna kan styrelsen bestå av 7 ledamöter och tre suppleanter.
Britt framhöll att med tanke på arbetsbelastningen bör vi utnyttja detta. - Henrik Mörk på Bohus ekonomi har sagt ifrån om att inte vara extern revisor från och med det kommande årsmötet. Britt tipsade om att Tina Olsson på Papper och sånt är bra. Det är viktigt att kolla upp om de är insatta i ekonomiska föreningar.
- Om valberedningen är klar till 26 mars då utskicket görs, kommer förslaget att skickas ut då.
- Föregående mötesprotokoll
Britt hade missat att skicka ut det så vi godkänner det på nästa möte i stället. - Rapporter
a Arbetsorganisationsgruppen
Nya medlemmar: 10 januari har Matilda Spjut ansökt om medlemskap.
En som heter Jonna vill också gärna bli medlem. Hon har pratat med Boban.
Lena kontaktar henne och kollar om hon har anmält sitt intresse via hemsidan.
Nästa introduktion: avvaktar gruppen med pga pandemin.
Arbetsorganisationsgruppen hade ett omfattande möte för ett par veckor sen.
En ny person tillsattes i gruppen som kontrollräknar handlingslistor. Ann-Sofis upppackningsgrupp fick 2 nya personer och i beställningar från Biofood tillkom en ny.
b Ekonomi
En del medlemmar vet inte hur det går till att handla, de missar att fylla i handlingslista och föra in i pärm. Det skapar extra jobb.
Kanske vi kan erbjuda alla medlemmar repetition av handlingsrutiner?
Eli gör en instruktion och sätter på disken.
Frågan om hur stor föreningen kan bli kom återigen upp. Britt och Agnes, som ska träffa Coompanion den 10/3, luftar frågan där och sedan tar vi upp detta på nästa styrelsemöte.
Kontanthantering:
Det finns frågetecken kring ifall vi kan ha kontanthantering om vi inte har en registrerad kassaapparat. Det är Britt på Bohusekonomi som har tagit upp saken. Vilka regler gäller för oss? Vi är ju inte en vanlig butik. Det finns mycket som vi måste ta reda på. Agnes tar kontakt med Skatteverket. Britt och Agnes tar upp även den här frågan när de träffar Coompanion. Någon i nätverket Förenade inköp kanske vet. Marcus hör sig för.
För att komma ifrån kontanthantering skulle vi kunna låta student-medlemmarna ha konton precis som ordinarie medlemmar. Då kunde de sätta in pengar i förväg via sin bank på nätet. För studenter från andra länder, som har svårt att göra banköverföringar skulle vi kanske kunna lösa det så att de betalar till den dagskassör som finns på plats och att den personen sedan Swishar. Eli kollar med dagskassörerna om det skulle vara ok.
Vårt svinn
Resultatet från inventeringen visar att vi under det år som gått har haft 1,46 % svinn (9144 kr). Förra året var siffran 2,1 %.
Det visar att de flesta gör rätt när de handlar. Men det finns några som inte har förstått att ören inte används och att vi alltid rundar uppåt för att kompensera för svinn.
Swish
Förra året kostade det oss inget att använda tjänsten, men från 1 januari började de ta betalt igen. Agnes ska kolla upp ifall vi kan få ett bättre avtal igen.
Ombud för Agnes
Medlemmar som gör fel när de handlar behöver kontaktas på ett pedagogiskt sätt. Agnes vill helst att någon annan gör detta. Arbetsorganisations-gruppen är medlemsansvariga. Agnes skickar över info om vilka medlemmar som inte klarar att handla korrekt och denna grupp tar kontakt med dessa.
Överlämning till Bohusekonomi
Det finns ett stort frågetecken kring ifall vi kan redovisa momsen i kulturprojektet (ca130 000 kr) tillsammans med vår övriga ekonomi. Momsen finns inte med i budgeten för kulturprojektet vilket innebär att om vi inte kan få den återbetald från Skatteverket får vi en skuld.
Eventuellt har vi gjort fel här och pga. av detta kan det är det i värsta fall bli så att styrelsen inte beviljas ansvarsfrihet på årsmötet.
Britt ringer och pratar med Carl om hur saker är bokförda och hon hoppas
också på hjälp av Coompanion.
Årsavgift
Medlemmar i samma hushåll behöver bara betala ett medlemskap men hittills har alla uppmanats att, i solidaritet med ensamhushåll, frivilligt betala för båda i ett hushåll med två personer. Det är många som betalar för två.
Agnes berättar att det finns problem med detta. Vi kan inte bokföra årsavgift för personer som inte är medlemmar. I fortsättningen kan det betalas in som gåva istället. (Och alla som betalar årsavgift är medlemmar och ska ha en arbetsuppgift.)
En annan sak är att vi enligt reglerna inte får använda årsavgifterna till våra löpande utgifter. Pengarna måste användas till speciella saker som tex fest, tryckkostnader för böcker mm. Agnes tänker att vi ska ta frågan till årsmötet. Hon är beredd på att förbereda. Britt tycker att vi ska fundera ett varv till och ta upp saken i styrelsen igen.
Agnes berättar att det är svårt att vara kassör och att detta corona-år har varit extra svårt att ta vid och sätta sig in i hur allt ska skötas. Hon har varken kunnat träffa Bohusekonomi eller Carl, som sköter bokföringen. Dessa omständigheter har gjort uppdraget besvärligt. Kanske borde vi arvodera en redovisningsbyrå? Agnes tycker inte det.
c Kommunikationsgruppen
Gruppen har haft möte med sammankallande från olika arbetsgrupper, se anteckningarna från mötet. Vidare diskussion bordläggs.
d Sortimentgruppen
Inget att rapportera.
e Samarbetsgruppen
Gruppen som ska samarbeta kring cafét och galleriet har haft sitt första möte.
(Anteckningar från mötet finns att läsa.)
Marie-Louise berättar att gruppen är igång och att det var ett spännande möte där det bland annat fanns en vision om att driva cafét året om.
Gruppen som jobbar med ombyggnaden av Olivia bör bestå av folk som är intresserade av att utveckla köket. Bra personer: Joakim Arborén, Moonkee Horne, Jan-Olof Bengtsson och Ann-Mari Sannum. (Verksam arkitekt som har mätt upp lokalen.) Våra representanter i Samarbetsgruppen för Café Olivia och Lilla Galleriet föreslår dessa till gruppen för ombyggnaden.
f Butik
Inget att rapportera.
g Kulturprojekt Samverkan Bottnafjorden
Festivalen Bottnafjorden glöder blev lyckad. 4000 personer har tittat på filmerna som lagts ut!
h Bottnafjordens bostadstorg
En ny Facebook-sida som ska fungera som bostadsförmedling är skapad! Ännu har inte så många som vill hyra ut hittat dit. Vi behöver puffa för detta.
i Ev. ny projektansökan
En utlysning från Regionen tillkännager att
det går att söka medel för Organisering av Hållbar Platsutveckling.
Detta diskuterats just nu i Kultursystemets projektgrupp.
Det handlar om max 375 000 kronor och 50 % ska finansieras från annat håll.
(Sponsorer ska stå för hälften av den egna insatsen och resten ska bestå av eget arbete.) Om det inte går att få ihop motsvarande belopp för egenfinansiering som någon ansökt om regleras bidraget neråt.
Frågan till oss är: Vill vi vara med och vill vi fortsätta vara projektägare?
Meningen med att ansöka om dessa medel skulle vara att kunna göra en tredje ”etapp” på kulturprojektet. Den skulle handla om att få till en fortsättning där Samverkan Bottnafjorden kan fortsätta verka självständigt.
Ansökan ska vara inne 15 mars.
Om vi skulle bestämma oss för att ansöka skulle fokus vara att säkerställa arbetsgruppernas arbete för framtiden. Att starta ett bygdebolag är en idé.
Lena har studerat våra stadgar och kommit fram till att det finns stöd där för att gå vidare med ytterligare en etapp. I vår föreningsstadgar står det att vår verksamhet ska gynna medlemmarna och stadgarna räknar också upp vad som gynnar medlemmarna. Där ingår bland annat:
”… att understödja andra initiativ vilka genererar möten mellan människor, främjar en långsiktig ekologisk, social och ekonomiskt bärkraftig utveckling och en god livsmiljö̈ i lokalområdet samt därmed förenlig verksamhet.”
Projektet ryms alltså inom våra stadgar men frågan är om det är möjligt att
lösa det med redovisningen av ideellt arbete och moms.
Lena föreslår att även denna fråga tas upp med Coompanion.
Majoriteten av styrelsen stödjer förslaget om att fortsätta med det nya projektet, om vi kan lösa alla frågetecken som kommit upp. Det finns också åsikter om att detta borde drivas fristående från Inköpsföreningen.
Det blir extra styrelsemöte måndagen den 1:a mars kl. 18.00-19.00 för att behandla detta. Karl Forsell bjuds in.
- Årsmöte/stämma 25/4 2021
verksamhetsplan och verksamhetsberättelse
Britt kommer att skicka mejl till styrelsen för att få hjälp med innehåll till verksamhetsplan och verksamhetsberättelse.
Ta fram förslag till ny valberedning
Styrelsen ombads att skicka förslag på personer till ny valberedning till Boban,
som kommer att kontakta dessa för att få ihop 3 personer till ny valberedning,
då Pia och Gunnar inte önskar fortsätta.
- Möte med den interna revisorn
Internrevisorn Ann Laurentz önskar ha möte med styrelsen.
Det blir tisdagen den 23 februari kl 18.00-19.00. - Ärendelistan
Bordläggs.
- Nyhetsbrev
Den som önskar informera om något mejlar till Britt eller Lena senast fredag den
26 februari.
- Övriga frågor
Inga övriga frågor.
- Mötet avslutas
Mötet avslutades 18.40 (Med Barbro som sekreterare för de sista punkterna eftersom Eli var tvungen att sluta 18.00.)
—————————————— ——————————————–
Britt Johansson, ordförande Eli Tistelö, sekreterare
——————————————-
Robert Kalmar, justerare