Protokoll från styrelsemöte 12 januari 2021
klockan 17.30-19.00 via ZOOM
Protokoll nr 9
Närvarande: Britt Johansson, Agnes Rajnak, Barbro Bliss, Lena Falkheden, Kerstin Bucher, Carl-David Granbäck Robert Kalmar och Eli Tistelö.
Adjungerade: Marcus Nordgren och Marie-Louise Ceder
- Mötet öppnades
Britt öppnade mötet. - Val av ordförande för mötet
Britt valdes som ordförande. - Val av mötessekreterare och justerare
Eli valdes som mötessekreterare och till justerare valdes Calle. - Godkännande av dagordning
Dagordningen godkändes med några justeringar. - Föregående mötesprotokoll
På punkt 11 justerades en formulering som blivit fel. Punkt 11 ska lyda:
” Styrelsen beslutade att från 1 dec till 30 juni tillåta Johanna Nylén att göra inköp till sin verksamhet utan 8% påslag.”
Därefter godkändes protokollet och lades till handlingarna. - Rapporter
a Arbetsorganisation
Inga nya medlemmar har tillkommit eftersom vi pga. pandemin har satt stopp för nyanmälningar på hemsidan. En person, Shiva, har hört av sig och frågat när det kan bli aktuellt med introduktion.
Gruppen avvaktar eftersom det är svårt att introducera nya medlemmar utan att ses i butiken. Vi siktar mot att kanske kunna introducera igen i början av maj. Ett mejl ska skickas till de väntande. Där ska vi tala om att de tills vidare kan handla tillsammans med någon kompis. (På kompisens konto.) Den som inte har någon kompis som är medlem kan vända sig till Eli.Snart är det dags för genomgång av arbetsgrupper och uppgifter. I början av februari brukar det gå ut en påminnelse till de som inte har tillräckligt med pengar på kontot för att kunna dra årsavgift. Därefter börjar gruppen med årets genomgång.Ekonomigruppen meddelar att de gärna tar emot ca 3 nya medarbetare.
b Ekonomi
Sekreterarens anmärkning: Skrivningen under den här punkten justerades vid styrelsemöte nr 12, den 16 mars och här är den nya och korrekta skrivningen:
Det rullar på och vi har en god ekonomi.
Agnes berättar att hon fortfarande håller på att sätta sig in i sina uppgifter.
Under 2020 uppgick föreningens utgifter till 66 512 kr.
Inga annonser har köpts detta år, men däremot har vi producerat en jubileumsskrift. De större utgifterna under året har varit:
hyror: 18 217 kr
el och värme: 7 593 kr
kontorsmaterial: 8 808 kr
redovisningskostnader: 8 326 kr
jubileumsskrift: 14 745 kr
butiksinredning: 7 517 kr
Inventeringen gick jättebra och Barbro har gjort i ordning den nya kontopärmen.
c ”Kommunikationsgrupp” (Britt, Marcus och Cecilia Kent)
Britt och Marcus ur gruppen (som fortfarande inte riktigt bestämt vad den heter) har träffats och kommit fram till några förslag som skickats ut inför detta möte.
Britt och Marcus lade fram några förslag:
1. Att söka mentorer i nästa medlemsutskick.
Tanken är att mottagandet och introduktionen av nya medlemmar kan bli ännu bättre om varje ny medlem får en mentor som hjälper till och guidar. Styrelsen sa ja till detta.
2. Att kalla till möten
där sammankallande ur de olika arbetsgrupperna, vars uppgifter gränsar till varandra, träffas tillsammans med några ur styrelsen. Styrelsen var positiv till förslaget och organisationsgruppen (Britt, Marcus och Cecilia) bjuder in sammankallande från de olika grupperna.
3. Att uppdatera hemsidan
Flera saker kan förtydligas. Där bör det bl.a. skrivas ut vad som förväntas av oss som medlemmar.
kommunikationsgruppen (Marcus och Calle) börjar jobba med att uppdatera hemsidan.
Marcus har sammanställt ett dokument med alla gruppernas sammankallande.
En idé är också att var och en av de sammankallande skriver en arbetsbeskrivning för sin grupp. Marcus håller på att jobba fram ett dokument som kan användas som underlag för beskrivningen.
Andra tankar som kom upp under samtalet:
– Angående medlemsansökningar: Vem som helst kan ansöka om medlemskap, oavsett om personen känner någon medlem eller inte. Sådana är reglerna för ekonomiska föreningar. Att vi beslutar om nya medlemmar på styrelsemöten är en ren formalitet och det är viktigt att vi håller oss till en välkomnande linje.
– Vår redan goda introduktionsrutin kan bli ännu bättre med till exempel mentorer. Dagskassörerna har också en viktig del i den fortsatta introduktionen.
– Eftersom vi har varor värda mycket pengar i butiken är det bra att vi väntar med att dela ut nycklar till nya medlemmar. Vi behöver först lära känna de nya lite och se att de kommer in i rutinerna och tar ansvar.
– Kerstin tog åter upp frågan om hur mycket föreningen kan växa. Hur många vi kan bli utan att arbetsbördan för exempelvis ekonomigruppen blir för stor?
Detta är en stor fråga. Vi kan inte växa hur mycket som helst och vi har enligt reglerna inte rätt att säga nej till nya medlemmar. Vi skulle kunna bjuda in någon från Coompanion för att prata om detta.
– En ny mottagningsgrupp (som inte är arbetsorganisationsgruppen) skulle kunna ha som uppgift att ringa upp nyblivna medlemmar, berätta om föreningen och ta reda på lite kring vad de nya är intresserade av att jobba med. Denna grupp kunde sedan lägga fram förslag. En annan idé är att arbetsorganisationsgruppen utökas och att några ur gruppen har första kontakten som sin uppgift.
d Sortimentgrupp
Agnes jobbar med att få till ett överskådligt system för prissättning. En av delarna är att hitta rutiner för en kategori varor som har kort hållbarhet men som ändå inte säljs på konsignationsavtal. (Konsignation betyder att föreningen inte köper per automatik. Istället är det upp till leverantören att hålla efter och byta ut varorna på hyllan och att fakturera enbart det som faktiskt har sålts.)
Fler Vegan-produkter har önskats. Jesper har hittat några intressanta produkter hos företaget Out-of-home och några saker kommer att beställas hem på prov.
Det vore bra om alla nya produkter som kommer in går att hitta i pärm så att det blir lätt att prismärka och kolla fakta.
Marcus tog upp att sortimentet är en av våra kärnfrågor, därför vore det bra att lyfta ut sortimentsfrågan och ge den utrymme och tid. Sortimentsgruppen kan bjuda in till ett möte med samtal kring sortiment.
e Café
En samarbetsgrupp som ska ansvara för drivandet av cafét under året ska utses.
Från KKV kommer Jan-Olof Bengtsson, Stefan Ceder och Elisabet Åström är med inledningsvis. Vi i Inköpsföreningen behöver utse våra tre representanter till gruppen.
Marie-Louise och Lena är gärna med och det är superbra om Jocke blir den tredje representanten. Lena pratar med honom. Vid ett par möten kommer Britt i egenskap av ordförande att vara med förutom våra tre representanter.
Vid samarbetsgruppsmöten kan olika personer adjungeras in till möten där de är bra att ha dem med. När program läggs är det till exempel bra om programansvariga är med.
Marie-Louise hittar ett datumförslag och kontaktar gruppens medlemmar.
Lilla Galleriet ska tömmas inför en utställning. Lena och Marie-Louise löser det och i framtiden tar samarbetsgruppen ansvar för caféfrågorna.
Marcus har fått en fråga från en grupp studenter som vill hyra cafét och Lilla Galleriet för födelsedagsbjudning, 23 januari.
Det krockar med Björn och Kristins utställning, så Lilla Galleriet går inte att hyra,
och med nya pandemireglerna måste det finnas 10 kvadratmeter per person i en lokal. Eftersom cafét är så litet kan endast tre personer närvara samtidigt i lokalen.
Marcus meddelar studenterna detta.
f Butik
Inget rapporterades.
g Kulturprojekt Samverkan Bottnafjorden
Nästa evenemang är Bottnafjorden glöder Vi ska försöka göra reklam för detta.
Julia har gjort en Facebook-sida.
Det skulle vara trevligt med mer information till alla medlemmar. Kanske kan vi lägga filmer på vår hemsida? Projektgruppen har möte i morgon och då tar de upp saken.
- Årsmöte/stämma 25/4 2021.
Vi behöver börja planera för detta.
- Årsberättelse: verksamhet, ekonomi, revision
Britt skriver Verksamhetsberättelsen. - Budget
Agnes gör ett budgetförslag. - Verksamhetsplan
Detta tar vi upp på nästa styrelsemöte. - Ny Valberedning
Till nästa styrelsemöte funderar var och en ut personer som vi kan föreslå. - Kallelse
Britt ansvarar tillsammans med Marcus.
Kallelsen ska ut 4 veckor innan årsmötet dvs 28 mars.
Sedan finns möjlighet att komplettera med underlag för årsmötet fram till 11 april. Den nuvarande valberedningen bjuds in till nästa styrelsemöte.
- Hyresavtal G2:1 och KKV
Avtalen är klarat! De undertecknades mellan jul och nyår av ordförande Britt.
och ska förvaras hos kassören Agnes.
En stor eloge till Britt och Agnes för förhandlingsarbetet!!
I samband med undertecknandet pratade Britt med Malin och fick veta att hon också ville ha längre avtalsperiod än ett år på hyresavtalet för Caféet. Hyresavtalet för butiken är på 3 år. Frågor kring öppethållande av cafét och andra verksamhetsfrågor bör också strykas i kontraktet för nästa period.
- Ärendelistan.
Ingen åtgärd.10. Övriga frågor
a Nyhetsbrev
Alla som har något att säga i nästa nyhetsbrev ska mejla Britt eller Lena.
Det som redan finns på listan är: Mentorer, Bottnafjorden glöder, rapport om kontrakten, påminnelse om årsavgiften, Information om filmer och om nya veganprodukter.b Mötesplanering
Britt har skickat ut en ny och godkänd plan med mejl.
Hon skickar ut den igen. - Mötet avslutades.—————————————- —————————————-
Britt Johansson, ordförande Eli Tistelö, sekreterare
——————————————-
Carl-David Granbäck, justerare