Verksamhetsberättelse

Avser tiden april 2020-april 2021

Styrelsen för Bottnafjordens inköpsförening ekonomiska förening med organisationsnummer 769605-4555, avger härmed redovisning för mandatperioden.

 

Styrelse

Britt Johansson ordförande

Robert Kalmar vice ordförande

Agnes Rajnak kassör

Barbro Bliss, vice kassör

Eli Tistelö sekreterare

Carl-David Granbäck, suppleant

Lena Falkheden suppleant

Kerstin Bucher, suppleant

På styrelsens konstituerande möte beslutades att adjungera Marie-Louise Ceder, Marcus Nordgren samt Siv Hermansson som skall bistå Britt under hyresförhandlingarna med G2:1 och vid andra stödbehov tills Britt kommit in i styrelsearbetet.

Medlems och styrelsemöten

Under verksamhetsåret har styrelsen haft ett konstituerande möte, 2 arbetsmöten samt 12 styrelsemöten. Några av dessa har skett utomhus, men de flesta har varit digitala, via ZOOM.

En extra föreningsstämma hölls den 25 oktober 2020. Årsmöte kommer att hållas den 25 april 2021.

Båda dessa genomfördes/förs både med fysiskt närvarande personer i Lilla Galleriet samt via länk på ZOOM.

 

Alla protokoll finns tillgängliga på hemsidan och i protokollspärmen som finns i butiken.

Den nya styrelsen påbörjade sitt verksamhetsår med att ha två arbetsmöten under hösten där syftet var att lära känna varandra men även prata om vad vi vill åstadkomma/göra i styrelsen. En del av detta har vi faktiskt genomfört. till exempel att vi återinfört mentorer till nya medlemmar

 

Medlemmar

Föreningen har 219 medlemmar varav 166 är aktiva vid årets slut. 2019 var siffrorna 255/157.Styrelsen ambition under året har varit att få fler aktiva medlemmar och arbetsorganisationsgruppen har arbetat med detta. Under året har mycket tid lagts ned att kontakta passiva medlemmar (bl a att spåra aktuella kontaktuppgifter) och utröna om de tänkte återuppta aktivt medlemskap vid ett senare tillfälle. Över hälften av passiva medlemskap avslutades följaktligen, och mer än hälften skänkte sin innestående medlemsinsats till föreningen.

Under året har vi haft en jämn tillströmning av medlemsansökningar. Ett Introduktionsmöte har hållits i september. På grund av pandemin så väntar ett 10-tal personer på introduktion. Under året har styrelsen diskuterat hur vi kan göra introduktionen ännu bättre och bestämt att utse faddrar/mentorer för de nya medlemmar som så önskar. Flera medlemmar har anmält sig för detta uppdrag.

 

Verksamhet

Detta verksamhetsår har verkligen varit annorlunda och begränsat våra möjligheter till sociala möten. Tyvärr har pandemin även resulterat i att en del verksamhet helt enkelt fått ställas in. Trots detta så har Kultursystemprojektet Samverkan Bottnafjorden pågått med alla de utmaningar som situationen krävt. Digitala möten har varit det som gjort att vi kunnat bedriva verksamhet. Vi har under året fått medial uppmärksamhet, Tanums sparbank gjorde en intervju och även tidningen Syre har besökt oss.

Butiken

Trots att vi under verksamhetsåret haft en pandemi så har vår butik kunnat fungera och vi har infört speciella rutiner för att på ett Coronasäkert sätt hålla öppet. Föreningen har sett till att det funnits handsprit och munskydd samt haft tydliga instruktioner om hur många som får vistas i lokalen samtidigt. Under den öppna tiden på torsdagar har de dagkassörer som önskat även kunnat använda den mobila plexiglasskiva som införskaffats till skrivbordet i butiken. Under året har utbudet av lokalt producerade livsmedel ökat betydligt och jämfört med året innan ökade försäljningen av livsmedel med 25%

 

 

Nya stadgar

På den extra stämman som hölls den 25 oktober fastställdes nya stadgar för föreningen. De finns tillgängliga på hemsidan samt i pappersform i protokollspärmen i butiken. Anledningen till att stadgarna reviderats är att det kommit nya direktiv i lagen om ekonomiska föreningar.

Nya hyresavtal

Under hösten påbörjades hyresavtalsförhandlingar med G2:1 och KKV och i slutet av december undertecknades de nya hyresavtalen. Med på förhandlingarna har Agnes Rajnak, kassör samt Britt Johansson ordförande varit. Totalt har vi haft 3 möten och mellan dessa mejlkontakter som mest handlat om formuleringar i texterna. Inköpsföreningen har tecknat ett treårigt avtal för butiken och ett avtal på ett år för Café Olivia. Under förhandlingarna bestämdes även att lägga ett förslag till alla föreningarna om att bilda en samarbetsgrupp som skall ansvara för verksamheten i Caféet. Detta förslag accepterades av alla föreningar och representanter utsågs. Två från G2:1 och KKV samt tre från Inköpsföreningen. Den nya hyran är 7,750 kr/år (200 kr/kvm) för Caféet (kallhyra) och för butik och uteförråd 16,500 kr/år (300 kr/kvm för butik och120 kr/kvm för uteförråd)

Cafè Olivia

Under senare delen av året har denna verksamhet varit stängd pga. pandemin. Det som lokalen används till har varit enstaka möten där det varit möjligt att mötas på ett coronasäkert sätt. Den extra föreningsstämman som genomfördes den 25 oktober genomfördes i Lilla Galleriet med de som önskade vara fysiskt närvarande och då serverades det fika i Caféet. Lokalen har även varit uthyrd vissa helger och då har verksamhet bedrivits där man kunnat köpa lunch att ta med hem eller äta på plats på ett coronasäkert sätt. Intäkterna har varit blygsam samtidigt belastar lokalhyra, el, vatten och värmekostnader föreningens ekonomi och skapade i år betydande underskott.

Cirkulära Bottna

Denna verksamhet, som gått ut på att ge och ta emot kläder och saker samt att skänka och låna böcker, har varit i gång fram till sista december då den packades ihop eftersom KKV behöver den platsen för sin verksamhet. Den är för närvarande vilande och styrelsen tar med sig frågan om en ny plats i kommande verksamhetsår.

Kulturprojektet-Samverkan Bottnafjorden

Den 30 juni hade styrelsen ett extra möte eftersom vi fått positivt besked om att vi beviljats pengar till Fas 2 från VGR. (Västra Götalandsregionen) Projektet startade 1 augusti 2020 och sträcker sig till den 30 juni 2021. Julia Chronholm som varit projektledare för Fas1 tillfrågades om hon ville fortsätta som projektledare även under Fas 2. Hon tackade ja till uppdraget. Britt Johansson och Marie-Louise Ceder utsågs till att ingå i projektgruppen. Under hösten har många varit aktiva i de olika arbetsgrupperna och lagt ner mycket ideellt arbete, vilket varit helt fantastiskt. Tack vare detta engagemang har det hänt saker i vår bygd. Exempel på detta är -Bottnafjorden glöder-digitalt kulturevenemang, färdigställande av cykel och vandringleder, lokal bostadsförmedling. Vår projektledare Julia har gjort ett fantastiskt arbete genom att metodiskt arbeta med en bra organisationsform som skapat maximal transparens.

Projektgruppen består av representanter från inköpsföreningen, Tossene byalag, Bovallstrands hembygdsförening, Företagarna i Sotenäs, Konstnärernas kollektivverkstad Bohuslän, Gerlesborgsskolan, scenkonst Gerlesborg, samt Sotenäs och Tanums kommuner. Projektet har även mentorstöd från VGR.

Arbetsgrupperna är indelade i olika teman som man kommit fram till under Fas 1.

• Gemenskap kring fjorden
• Rörelser kring fjorden
• Inflyttning och boendeformer
• Lokal produktion och konsumtion
• Bottnafjorden året runt

 

Arrangemang

Torsdagssoppa serverades under senare delen av januari och februari men fick därefter ställas in pga. coronapandemin. Torsdagssopporna återupptogs under några veckor efter sommaren men fick återigen ta paus pga. pandemin. Torsdagssopporna har varit välbesökta och uppskattade och vi hoppas kunna återuppta dem så snart det är möjligt.

En höstmarknad genomfördes söndagen den 11 oktober. Marknaden organiserades på ett coronasäkert sätt med bord både inomhus i Stensalen och Lilla galleriet, och utomhus. Marknaden var mycket välbesökt.

Vårt sortiment

Sortimentsgruppen har under året kontinuerligt arbetat för att öka andelen lokalproducerade varor i butiken. Många kontakter har tagits och nya samarbeten inletts Det finns nu ett stort utbud av säd, gryn och mjöl från Wästgötarna samt sylt och marmelad från Erna Gustavsson. Johanna Nyléns kakor och bröd, och nötkött från Torbjörn Nylén är andra exempel på varor från trakten. Vi strävar efter att skapa relationer med producenterna och efter att få till så korta transporter som möjligt. Ett exempel är att bovete (helt, kross och mjöl) som tidigare främst kom från Kina numera istället levereras från Wermlands-bovete. Även linfrö i butiken kom tidigare ofta från Kina; nu får vi det från Klevs gård utanför Bovallstrand. På Klevs gård med sin 100 år långa historia, pågår just nu ett generationsskifte med ambitionen att satsa mer på klimatsmart odling. Vi hoppas att kunna få fler närodlade ekologiska produkter från dem i framtiden! Vi har även prövat flera andra nya produkter från Sverige, som lagrade cashewnöts-ostar från Casheury i Skåne och Havremjölk från Haverdals. Några exempel på förändringar av vårt ”övriga” sortiment är disktrasor i lin som tidigare kom från Hälsingeland men som nu görs nästgårds av Solveig Larsen. Smögens Tvålbruk har börjat leverera spännande tvålar och nu tidigt 2021 kommer hudvårdsprodukter och mer från Officinalis (Hannah och Benjamin).

 

Arbetsorganisation och arbetsinsatser

Allt arbete i Inköpsföreningen (förutom bokslut) utförs av föreningens medlemmar. Arbetsinsatsen är 4 timmar per månad per medlem. Arbetsinsatsens storlek bestäms på årsmötet. Föreningsarbetet är framför allt organiserat i grupper med olika ansvarsområden men det finns också ett stort antal individuella uppgifter. Arbetsorganisationen uppdateras och förändras över tid – baserat på behov och nya initiativ. Inköpsföreningen har under året haft 29 arbetsgrupper och 22 individuella arbetsuppgifter, utöver styrelse, revisorer och valberedning. En lista över arbetsorganisation och vem som ingår i vilken grupp osv finns på föreningens hemsida under fliken ”För medlemmar”. Denna lista sitter också på väggen i lokalen. Under året har ett arbete kring hur kommunikationen mellan arbetsgrupperna sinsemellan och mellan arbetsgrupperna och styrelsen kan utvecklas och förbättras. Under året har arbetsorganisationsgruppen, efter beslut av styrelsen, också arbetat med att försöka avveckla gruppen ”Punktinsatser”, så att alla aktiva medlemmar ingår i en arbetsgrupp eller har en individuell arbetsuppgift.

Hemsida och kommunikation

Föreningens hemsida innehåller mycket information om verksamheten. Här finns också lösenordskyddad information för medlemmar, såsom medlemslista, arbetsorganisation, stadgar med mera.

Ett medlemsblad – BIFI Bottnafjordens Inköpsförening Informerar – har skickat ut till medlemmar ca 6 gånger under året. Löpande information om exempelvis nya varor i butiken, olika arrangemang etcetera har regelbundet skickats ut per mejl. Inköpsföreningen administrerar också maillistan Bottna för övrigt där information om olika arrangemang och händelser i trakten ofta har skickats ut under året. Styrelsen har även skickat ut nyhetsbrev under året.

 

Årets ekonomiska resultat 2020

Nettoomsättning för försäljningen under räkenskapsåret 2020 är 628 134 kr vilket är en ökning med 125 64 kr jämfört med förra året.  

Svinnet för 2020 beräknas till 9144 kr. Det kan låta högt, men sett till omsättningen är det bara 1,46%, en halv procent lägre än förra året.

Den frivilliga insamlingen till caféombyggnad bidrog med nästan 50.000 kr under året så nu finns det 140 000 kr avsatt för ändamålet.

Föreningen har genom åren medverkat ett antal gånger i olika projekt, i mindre omfattning. Då samredovisades momsen med butikens försäljning och vi fick tillbaka det utestående momsbeloppet. Den tidigare styrelsen arbetade enligt dessa premisser, därför redovisades projektets Etapp 1 av kultursystemprojektet på samma sätt. Dessvärre godkände inte vår redovisningskonsult momsförfarandet för Etapp1 vid bokslutet och hävdar att det haraldrig hänt i föreningens historia att momsen lyftes för projekt som finansierades med externt medel. Därför kommer vi att ha en skuld efter Etapp1 med 34.000 kr då vi har fått 170.000 kr från VGR och projektkostnaderna landade på 204.000 med moms.

Årets stora underskott förklaras med att vi fick Etapp 1:s projektpengar i december 2019 som bokfördes i samma år, samtidigt som Etapp1:s kostnader belastade år 2020. Att inte projektmedel periodiserades vid förra årets bokslut, var ett resultat av bristande kommunikation mellan oss och redovisningskonsulten som vi får ta lärdom av för framtiden.

Med ovanstående i beaktande beslutade styrelsen att Etapp 2 ska bära alla sina kostnader, även momsen. Projektledaren ombads i januari att göra en budgetrevision och att hushålla med projektmedel så att det täcker samtliga kostnader inklusive moms.

Årets resultat är – 164 065 kr