Styrelsemöte sön 13 juni 2021 på Café Olivia
Närvarande: Britt Johansson, Anders Engelbrekt, Eli Tistelö, Marie-Louise Ceder, Lena Falkheden, Catharina Göransson.
Incheckning…
- Mötet öppnas av föreningens ordförande Britt Johansson.
- Mötet väljer Britt till mötesordförande.
- Till sekreterare väljs Catharina Göransson, som går upp på ordinarie plats för Boban Kalmár som är sjuk. Eli Tistelö väljs att justera dagens protokoll.
- Dagordningen godkänns.
- Föregående mötesprotokoll godkänns och läggs till handlingarna.
- Rapporter från arbetsgrupperna
a) Arbetsorganisation: Lena Falkheden rapporterar att ett tiotal nya medlemmar nu står på kö för att tas in. Introduktionsmöte planerat till sön 5/9 kl 11. Ordf, vice ordf, kassör samt vice kassör närvarar, förutom ansvariga. Sommarstädschemat för butiken är klart så när som på en veckas vakans. Arbetsorganisationsgruppen är beredd att ta den.b) Ekonomi: Föreningens ekonomi är god och stabil. PM från revisorerna för räkenskapsåret 2020 läses upp (se bilaga 1). Det bankkonto som i god tro öppnades för kultursystemprojektet visar sig röra till det bokföringsmässigt; föreningens in- och utbetalningar bör bara göras från ett enda bankkonto. Enligt revisorernas beräkning i bokslutet 2020 så anser de att kultursystemkontot har ett plus på 29.403 kr. För att spåra summan sätter sig Britt för att på nytt gå igenom räkenskaperna när kultursystemprojektet avslutats, med Anders Engelbrekt, Julia Chronholm och Karl Forssell. Resten av PM-et återkommer styrelsen till när ovanstående genomgång är gjord. Marie-Louise betonar föreningens inriktning på såväl handel som händelser. Mötet beslutade att ge Anders i uppdrag att teckna en styrelseförsäkring. Anders kollar upp olika alternativ och väljer i samråd med Britt.c) Kommunikationsgrupp: Britt presenterar en mall för arbetsbeskrivning för arbetsgrupperna, (se bilaga 2), som vi styrelsemedlemmar ansvarar för när de planerande möten sker till hösten enligt tidigare beslut. Syftet är att ge kännedom om vad de olika grupperna gör och att undersöka hur kommunikationen mellan grupperna kan förbättras. Fotografering av styrelsen skjuts till kommande möte.
d) Café Olivia. Lena presenterar uppdaterad budget (se bilaga 3). Alla sommarveckor i caféet är bokade av lokalt boende (se bilaga 4). Mötet beslutar att Britt och Anders går igenom café Olivias budget och frågan om hur kontrakten hanteras. Hygien och coronaregler ska gås igenom och uppdateras, storstädning samt skyltar tillkommer. Britt har med Carl Forsell gått igenom bokföringsrutiner för sommarens caféidkare och det blir som önskat ett separat konto för caféet, så att den presenterade budgeten kan följas i detalj.
e) Butik: Rutiner för utgångna varor behöver preciseras. Påminn om pärmen för Sänkt och slängt där varuvårdarna skriver in alla varor som slängs eller prissänks. När det säljs för litet av en vara skrivs det in i beställningsblocket, beställarna justerar vid kommande inköp. När det gäller nedsatt pris kan rea i butiken utannonseras. Beslutas att Eli, som har det övergripande ansvaret för skyltar och butiksrummet, ser över lappar/pekpinnar i butiken och plockar bort det som kan tas ner. Återkom till detta på medlemsmöte i höst. Mötet uppskattar viljan att ta ansvar. Britt, Anders och Marcus får i uppdrag att utarbeta nya rutiner för hur det går till när nya leverantörer kommer till. En viktig sak är att kassören och ekonomigruppen får information från sortimentsgruppen.
f) Kulturprojekt Samverkan Bottnafjorden: Britt rapporterar att det finns utrymme för att låta Julia arbeta flera timmar i samband med rapporten. Beslut: Julia kan arbeta mera och Julia avtackas av föreningen i egenskap av projektägare. Britt köper ett fruktträd på Munkedals plantskola (500-1000 kr) och överlämnar tillsammans med Eli, som skriver fint kort. Vidare har projektgruppen i Samverkan Bottnafjorden beslutat att bilda ett nätverk, med första möte i augusti, då syfte m m fastställs. Mötet poängterar vikten av att arbetsgrupperna som verkat under projektet är representerade i nätverket. Britt tar med sig synpunkten till nästa möte med projektgruppen.
- Extern revisor och redovisningskonsult: Anders hör med konsulten Emma på Sifferservice i Hunnebostrand, som tar 680 kr/tim. Beslutas att extern revisor arvoderas framöver om vi inte hittar någon som kan göra det gratis. Frågan om vem som ska bli föreningens externa revisor återkommer styrelsen till.
- Arbetsgrupp för planering av medlemsmöte utses: Britt, Eli och Catharina tar sig an detta med första möte i augusti, Britt sammankallande.
- Chalmersprojekt: Lena rapporterar att av diverse skäl blev det i år ingenting för inköpsföreningens del men att nya utlysningar om medel till forskning och landsbygdsutveckling kommer att göras framöver.
- Förslag angående stipendium: Catharina och Anders presenterar sitt förslag om att föreningen inrättar ett årligt stipendium. (Bilaga 5) Förslaget bereds inför kommande medlemsmöte för diskussion och beslut. Förankringen är a och o. Beträffande tidigare beslutat bidrag till Johanna kan det förvandlas till en uppmuntrande slant, men detta måste först granskas skattemässigt. Britt och Anders gör detta.
- Beslutas att zoomprenumerationen från kulturprojektet från 1 juli tas över av föreningen. Britt ansvarar för att prenumerationen övergår till inköpsföreningen.
- Stadgeändringskrav har inkommit från Bolagsverket. Britt föredrar vilken komplettering som krävs (se bilaga 6) och ombesörjer tillsammans med Eli att ärendet bereds till kommande årsmöte.
- Ärendelistan gås igenom och Britt uppdaterar den till nästa styrelsemöte.
- Övriga frågor: Britt och Lena åtar sig utskick av nyhetsbrev. Lena ber att få låna plexiglasskiva från vår butik till sommarens popup-butik för konsthantverk i KKV:s projektateljé, vilket beviljas. Anders föreslår inköp av våg som går att väga kryddor i lösvikt på, frågan tas upp på nästa möte.
- Mötet avslutas med check-out, vi tackar för ett väldigt bra möte!
—————————- ——————————-
Britt Johansson Catharina Göransson
Ordförande Sekreterare
—————————–
Eli Tistelö
Justerare